6 tips voor effectieve collaboration

01-11-2016 Geschreven door Jeroen Rens

Collaboration houdt de gemoederen in menig boardroom bezig. En ook veel facilitaire en ICT managers denken over dit belangrijke onderwerp na. Natuurlijk niet zonder reden. De voordelen van goed geïmplementeerde en gebruikte collaboration oplossingen zijn groot. Daar zijn de experts het wel over eens. Maar hoe kom je eigenlijk tot een goede, effectieve én productieve online samenwerking. Tussen individuen én tussen groepen? In deze blog geven wij zes tips.

Wat moet je doen? Waar let je op? Wat is belangrijk?

In mijn werk spreek ik dagelijks klanten die ook willen profiteren van de nieuwste collaboration technologie, die de manier waarop wordt samengewerkt willen innoveren, stroomlijnen, productiever maken. In die gesprekken krijg ik vaak dezelfde soort vragen… Wat moet je doen? Waar let je op? Wat is belangrijk? Vanuit mijn ervaring deel ik graag de volgende 6 tips met u.

Optimale collaboration vraagt een professionele voorbereiding

U heeft zich verdiept in de redenen om te kiezen voor collaboration (zie onze blog hierover). De voordelen zijn duidelijk, u bent er helemaal klaar voor om te starten met online samenwerken. Neem voordat u daarmee begint onderstaande tips nog even door voor het allerbeste resultaat. Of u nu samen met uw collega’s gelijktijdig aan de slag wilt kunnen in documenten of dat u wilt gaan brainstormen, overleggen of werken in grote groepen en/of met hele afdelingen.

1. Bedenk van te voren waarom u wilt samenwerken. Samenwerken om het samenwerken is zinloos; het moet een duidelijke meerwaarde bieden aan de organisatie en de lopende processen. Er zijn wellicht werkzaamheden die zich niet lenen voor online samenwerking, terwijl die elders direct de productiviteit vergroot.
   
   

2. Onderzoek welke software, training en hardware beschikbaar is en weeg de voor- en nadelen van de verschillende mogelijkheden tegen elkaar af. Vraag informatie, demonstraties en offertes aan bij professionals. Selecteer een leverancier die ook adoptieprogramma’s en trainingen aanbiedt.
   
   

3. Overhaast het niet. Neem de tijd om de processen op orde te krijgen, de software en apparatuur te installeren en uw medewerkers op te leiden. Kies voor een leverancier die het totale project overziet en alle onderdelen van de totaaloplossing voor u verzorgt.
   
   

4. Sta open voor een nieuwe manier van communiceren. Online samenwerking leidt er toe dat de hiërarchie afneemt en mensen directer met elkaar in contact staan. Dit zorgt voor meer transparantie en een sneller besluitvormingsproces maar men moet hier wel even aan (kunnen) wennen.
   
   

5. Organiseer een live bijeenkomst voor alle teamleden. Laat iedere betrokkene van te voren of vroeg in het samenwerkingsproces kennis met elkaar maken, persoonlijk. Online samenwerken werkt het beste als iedereen weet met wie hij of zij dat doet.
   
   

6. Communiceer uw verwachtingen en doelstellingen. Op die manier weten mensen waar ze naar toe werken, presteren ze beter en verliezen ze de focus niet uit het oog. Evalueer regelmatig en pak problemen aan.

Als u zo uw trajecten voor de integratie van collaboration aanvliegt, vergroot u de kans op een succesvolle afronding aanzienlijk. Daarna is het een kwestie van uw medewerkers opleiden, motiveren en coachen. Al snel zal blijken dat de intuïtieve technologie en de voordelen “zichzelf verkopen”.

Hoe nu verder? U leest het in onze whitepaper

U bent weer een stukje meer te weten gekomen op het gebied van collaboration. Maar wellicht wilt u graag nog meer te weten komen. U verder verdiepen in collaboration en alles wat daarmee samenhangt. Bijvoorbeeld over de inrichting van de ideale collaboration ruimte? Of over welke tools u het beste kunt aanschaffen? Het antwoord op deze en andere vragen leest u in onze whitepaper.

Written by Jeroen Rens

Sales Manager