Hoe draadloze technologie uw vergaderstress vermindert

21-02-2018 Geschreven door Erwin Hout

In mijn vorige blog ben ik ingegaan op het fenomeen vergaderstress en hoe – mits goed gebruikt – technologie hier een oplossing voor kan bieden. De keerzijde is ook waar. Als technologie niet doet waarvoor het bedoeld is, neemt de vergaderstress alleen maar toe.

De ernstige gevolgen van falende techniek

Hoe ernstig de gevolgen van technische problemen voor en tijdens vergaderingen en presentaties zijn, blijkt uit de harde cijfers uit het in de vorige blog geciteerde Barco onderzoek. Ik pik er een paar bevindingen uit. 70% van de respondenten zegt dat technologische problemen tot frustraties leiden; vaak met een verlies aan geloofwaardigheid voor de spreker of de organisatie tot gevolg. 30% vindt het vervelend dat (belangrijke) personen niet kunnen deelnemen vanwege problemen met technologie en bijna een kwart heeft er deadlines door gemist. 47% boekt vergaderruimtes langer dan nodig om maar voorbereid te zijn op technische storingen en 42% van de mensen maakt tijd vrij om te oefenen met de technologie (wat ten koste gaat van de normale werkzaamheden).

Maak technologie dienstbaar aan gebruikers

Wanneer u deze cijfers goed op u laat inwerken – en daarnaast bedenkt dat een presentatie als beter wordt beoordeeld wanneer het opstellen van de apparatuur vlot is verlopen - dan is er alle reden om te zorgen voor een infrastructuur, die geen problemen oplevert en die ‘gewoon’ doet wat u ervan mag verwachten. In een vergadering is het bovendien niet alleen van belang wat er gezegd wordt, maar zijn ook de ondersteunende aspecten belangrijk om uw boodschap effectief over te brengen. Juist daarom is het aan te bevelen om te investeren in goede technologie. Kies daarbij voor een audiovisuele leverancier, die de technologie dienstbaar maakt aan de gebruikers en de toepassing.

Investeer in draadloos presenteren – de voordelen

Het zal duidelijk zijn dat investeren in goed werkende technologie en devices een absolute must is. Denk daarbij meteen aan draadloos. Niet alleen heeft de helft van de kantoorwerkers inmiddels een grote voorkeur voor draadloos presenteren, het bespaart bovendien tijd. Maar draadloos presenteren heeft meer voordelen:

• Geen gedoe met kabels: draadloos presenteren vereist alleen een goede wifi-verbinding en maakt een eind aan kruipen onder tafels om kabels aan te sluiten of het eindeloos zoeken naar de (juiste) kabel. Daarnaast is er in een kabelvrije omgeving veel minder kans op struikelgevaar en stofophoping.
• Geen problemen met compatibiliteit: naast Windows wordt ook MacOS, ChromeOS, iOS en/of Android gebruikt. Deze verschillende systemen zijn lang niet altijd onderling compatible. Het is dus maar de vraag of de PC die op de beelddrager is aangesloten het door de presentator gebruikte OS ondersteunt en of de USB-stick gelezen kan worden. Deze problemen zijn verleden tijd met draadloos presenteren
• Meer interactiviteit: Als vanaf elk device content kan worden gedeeld, kunnen deelnemers makkelijker hun eigen inbreng toevoegen. Ook deze verschijnt met een klik (letterlijk!) op het scherm. Dit vergroot de interactiviteit, de betrokkenheid en de effectiviteit.
• Lagere kosten: Upgrades aan de IT-infrastructuur kunnen ingrijpend zijn; als één onderdeel vervangen wordt, kan dat gevolgen hebben voor (andere) in het netwerk geïntegreerde apparatuur. Overstappen op draadloos presenteren vereist daarentegen vrijwel geen investering, hooguit is er een extra router nodig.
• Minder belasting voor de IT-afdeling: Draadloos presenteren vereist minder hardware, minder kabels, minder instellingen – en dus houdt de IT-afdeling tijd over voor andere werkzaamheden.

Barco ClickShare: in één klik draadloos presenteren

Bent u overtuigd van de grote voordelen van een optimaal functionerende infrastructuur voor draadloze presentaties? Bent u zich aan het oriënteren op de beste oplossing voor uw organisatie of gaat u dit doen? Neem dan zeker de ClickShare van Barco in overweging. De ClickShare is Barco’s antwoord op de problemen die wereldwijd worden ervaren in vergaderruimtes.

Binnen 10 seconden up-and-running

Deze innovatieve oplossing verhelpt het gedoe met het aansluiten van uw laptop of tablet op de aanwezige apparatuur en stelt u in staat om binnen 10 seconden na binnenkomst de inhoud op uw laptop of andere device draadloos te delen met andere deelnemers. De informatie van tot wel vier apparaten kan tegelijkertijd op het scherm getoond worden. En het systeem geeft automatisch de best mogelijke resolutie weer. Met andere woorden: wanneer u een ruimte binnengaat en een ClickShare-set op tafel ziet staan, hoeft u zich enkel nog maar te concentreren op de vergadering – niet op de techniek.

Snel verbinden via de ClickShare app

Barco’s ClickShare maakt het mogelijk om informatie vanaf laptops draadloos én gelijktijdig te laten zien via projectie, een LCD/LED scherm of digitaal whiteboard. U plugt eenvoudig de one-click USB button in uw laptop, tablet of smartphone en het beeld wordt in één klik op het presentatiescherm of whiteboard weergegeven. Zelfs geluid wordt meegestuurd en over het audiosysteem van de vergaderruimte weergegeven. Voor het delen van content vanaf uw tablet of smartphone gebruikt u eenvoudig de ClickShare app en stuurt u uw presentatie, rapport, foto's, enzovoort moeiteloos naar het display.

Hoe nu verder? U leest het in onze whitepaper

U bent weer een stukje meer te weten gekomen op het gebied van draadloos presenteren. Maar wellicht wilt u graag nog meer te weten komen. U verder verdiepen in draadloze technologie voor vergaderen en presenteren en alles wat daarmee samenhangt. Bijvoorbeeld over de beveiliging van uw netwerk? Of over het beheer van devices? Het antwoord op deze en andere vragen leest u in onze whitepaper.

Written by Erwin Hout

Marketing Director