Hoe richt u uw Collaboration ruimte in? 5 tips!

02-07-2019 Geschreven door Dennis Bijkerk

Hoe werk je samen in groepen en profiteer je optimaal van de beschikbare ruimte en tijd? Dennis Bijkerk, Senior Consultant & Project Coördinator bij BIS|Econocom (marktleider op het gebied van o.a. collaboration-oplossingen) geeft je hieronder vijf waardevolle tips.

Plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken is een hot topic. En niet zonder reden; de efficiëntie-voordelen en de daaraan gekoppelde kostenbeheersing zijn groot. Juist vanwege de enorme potentie van collaboration krijg ik vaak de vraag: “Waar let je op als je een collaborationruimte inricht?”.

Iedereen die deze vraag naar de inrichting van een collaborationruimte stelt, is goed bezig en verdient een compliment. Want die beseft dat een succesvolle implementatie van collaboration-technologie veel verder gaat dan de selectie van de juiste apparatuur. Niet alleen de apparatuur, maar vooral de ruimte waarin deze wordt geïntegreerd maakt het verschil. Het gaat om bricks, bytes and behavior. En door deze oplossing in een as-a-service abonnement af te nemen, valt de investering ook nog te overzien.

Hieronder geef ik je vijf tips.

5 tips voor een perfecte collaborationruimte:

Bij het inrichten van de perfecte Collaboration ruimte zijn meerdere componenten bepalend. Daarbij gaat het niet alleen om hardware en techniek, maar zeker ook om beleving. Denk daarom aan de onderstaande punten bij de inrichting van uw Collaboration ruimte(s).

1. Dynamiek: collaboration is dynamisch, je wisselt interactief ideeën met elkaar uit en deelt onderling informatie. Creëer daarom een setting die deze creativiteit en openheid bevordert. Een inspirerend element om dit te bereiken is het kleurgebruik in de ruimte. Frisse, heldere kleuren vergroten niet alleen de dynamiek, maar ook de concentratie en betrokkenheid van de deelnemers.
   

2. Verlichting: 80% van onze communicatie is non-verbaal. Daarom is een optimale belichting zo belangrijk, want je wilt ook alle gezichtsuitdrukkingen en gebaren waarnemen. Indirect, liefst natuurlijk, licht is het beste. Dit zorgt ook voor een egale en natuurlijke uitstraling van de deelnemers.
   

3. Beeld & geluid: goede verstaanbaarheid is key. Zorg ervoor dat echo, galm of ruis wordt voorkomen en plaats extra microfoons zodat iedereen goed verstaanbaar is. Stel de camera’s zodanig op, dat de ruimte èn alle deelnemers steeds in beeld zijn. Let daarbij ook op de positie van de camera’s. Plaats eventueel meerdere schermen zodat zowel de deelnemers als alle relevante content tegelijk zichtbaar zijn.
   

4. Mobiele connecties: laat de collaboration-oplossing in de ruimte (draadloos) verbinding maken met mobiele devices zoals een tablet, smartphone en/of laptop. Door mobiele oplossingen te combineren met speciaal ingerichte ruimtes, creëer je een integraal en voor iedereen toegankelijk collaboration-platform.

5. Gebruiksvriendelijkheid: misschien een no brainer, maar zorg ervoor dat iedereen weet hoe de aanwezige apparatuur werkt. Een korte en goed vormgegeven handleiding – een plaatje doet immers meer dan duizend woorden - doet wonderen. Installeer centrale touchscreens en zorg ervoor dat deze verbonden zijn met de devices van de medewerkers.
   

In één keer klaar? Huddle rooms

Misschien heb je er al van gehoord; de Huddle room, oftewel een super compacte meeting room voor drie tot vier personen. Neem deze oplossing zeker in overweging als je actief nadenkt over collaboration. In een Huddle room zijn alle hierboven beschreven tips al meegenomen.

Eens samen uitgebreider van gedachten wisselen over dit boeiende onderwerp? Bel of e-mail me en we maken een afspraak. Ik kijk ernaar uit!

Meer informatie? Download onze whitepaper

Written by Dennis Bijkerk

Solution Architect