Informatiestromen integreren in een narrowcasting oplossing

12-01-2017 Geschreven door Kevin Hersbach

Om als organisatie succesvol te zijn, kunt u niet zonder (interne) communicatie. Narrowcasting wordt vaak ingezet als middel om te informeren, maar ook om te bouwen aan betrokkenheid van medewerkers. Het streven is natuurlijk om met een minimum aan tijdsbesteding zoveel mogelijk actuele informatie te tonen. Door uw systeem te vullen met informatie uit andere bronnen wordt dit heel eenvoudig. In deze blog gaan we dieper in op het integreren van informatiestromen uit uw databases, van webpagina’s en de beveiliging hiervan. Ook laten wij u meerdere voorbeelden zien van narrowcasting content met databasekoppelingen.

Rechtstreeks databases uitlezen

In uw organisatie zijn er vast en zeker verschillende databases aanwezig. Van eenvoudige Excel best
anden of complexe SQL databases tot MS Sharepoint, MS Exchange of een Google Calendar. Het zou verre van efficiënt zijn om al deze beschikbare data opnieuw in te moeten voeren in ander systeem. U moet dan niet alleen alle informatie op twee plaatsen onderhouden om uw narrowcasting systeem up-to-date te houden, maar loopt ook het risico dat er fouten in de informatie komt.Vandaar dat narrowcasting software vandaag de dag rechtstreeks databases kan uitlezen. Filtering en sortering van gegevens wordt volledig afgehandeld door de software. De database mag dus gerust een bulk export zijn, waarbij het systeem enkel de tabbladen, kolommen en feeds raadpleegt die echt nodig zijn.

Webpagina elementen

Webpagina-elementen kunnen worden gebruikt om actuele webpagina's van uw intranet of het internet te tonen. Webpagina's kunnen in zijn geheel worden getoond of slechts een bepaald onderdeel ervan. Deze kunnen ook interactief gebruikt worden. De pagina’s kunnen automatisch worden vernieuwd met een opgegeven frequentie. Webpagina elementen kunnen worden gekoppeld aan een gegevensbron om real-time te bepalen welke webpagina's moeten worden getoond.

Wat met security?

Allemaal leuk die koppelingen, maar u wilt niet dat er +20 viewer pc’s gaan rondneuzen in uw databases. Databases die notabene in het bedrijfsdomein staan. Dit is een klassiek discussiescenario dat vaak speelt tussen een persoon die de content aanmaakt (en zoveel mogelijk info wil delen) en een ICT’er die de poortjes graag dichthoudt op het dierbare bedrijfsnetwerk.

Omwille van deze tegenstelling wordt er vaak geopteerd om enkel de server van het signage systeem leesrechten te geven op bepaalde databases. Dat kan door een gemapte netwerkshare aan te maken ofwel door alleen de server in het bedrijfsdomein te plaatsen. Via deze middenweg kan deze server vervolgens de gegevens uit de databases gaan pushen naar de individuele viewer pc’s waardoor de veiligheid wordt gegarandeerd en gebruik van bandbreedte wordt geminimaliseerd.

Enkele cases met interessante informatiestromen

De mogelijkheden van narrowcasting oplossingen met databasekoppelingen zijn ongekend groot. Nagenoeg iedere database is in een signage oplossing te integreren. Om u een indruk te geven van de mogelijkheden noemen we enkele voorbeelden…

Het aflezen van het energieverbruik

Een koppeling met sensoren in een modern gebouw waarbij bezoekers de energie footprint kunnen aflezen. Indien het gebouw teveel stroom- of waterverbruik registreert kleurt de waarde rood. Om de 15 minuten wordt een CSV bestand op een netwerklocatie overschreven waardoor een realtime weergave mogelijk wordt.

Koppeling met Excel

Een koppeling met een Excel file waarbij het baliepersoneel het doktersbord makkelijk kan
onderhouden zonder rechtstreekse toegang te hebben tot de narrowcasting software.

 

 

Een koppeling met een mobiliteitswidget

Een koppeling met een mobiliteitswidget. De kaartjes geven realtime de drukte weer op de weg. In dit geval worden deze aangevuld met tekst feeds die binnenkomen via RSS. Deze feed kan op maat/regio worden ingedeeld. Bovendien worden deze gegevens enkel weergeven na 16u, het heeft niet altijd veel zin om de volledige dag verkeersinformatie te zien.

 

Een koppeling met Microsoft Exchange

Het linkse deel van het scherm leest meeting informatie uit via MS Exchange. Filtering en sortering gebeuren in de signage software zodat enkel de meetings worden getoond die op de huidige dag doorgaan. Een uur na aanvang van de meeting verdwijnt deze van het scherm.

Koppeling met een kalender of Excel

Eventweergave in kalendervorm kan ook makkelijk uit een Excel bestand of een resource kalender worden gehaald. Indien er in dit geval meer dan 3 events vermeld zijn zal de software automatisch verder bladeren door de datalijnen. Indien geen enkel event gepland staat wordt de pagina automatisch overgeslagen door het systeem.

Automatische weergave van jarigen

Onderstaande klant laat via een Excel sheet met 2 kolommen (naam & geboortejaar) de personeelsleden zien die jarig zijn. De signage software kan vervolgens een vergelijking maken met de systeemdatum en een extra kolom genereren met de leeftijd indien gewenst. Ook hier geldt, indien geen jarige – geen pagina.

Automatische weergave van veiligheidsstatistieken

Organisaties die veiligheid op 1 hebben staan maken vaak gebruik van dashboards met bv. ‘dagen zonder ongeval’. Deze cijfers zijn doorgaans verstopt in een dedicated portal of externe toepassing. Displays in een productie omgeving zijn het medium bij uitstek om deze veiligheidsinfo weer te geven.

Het verwelkomen van bezoekers

Verwelkom uw bezoekers altijd. Deze informatie kan via diverse wegen in uw signage systeem belanden, maak er dan ook steeds gebruik van.

Conclusie

Wilt u ook steeds frisse en actuele content met een zo laag mogelijke inspanning? Zet dan volledig in op automatisering en gegevenskoppelingen. Bepaalde zaken zult u altijd nog manueel of statisch moeten invullen, maar zorg ervoor dat deze handelingen zo beperkt mogelijk blijven. Maak vanaf de ingebruikname van uw signage systeem diverse pagina’s aan die nieuws, weer en verkeer ophalen. Op deze manier kan u zich focussen op corporate informatie en blijft de communicatiemix op de schermen gevarieerd en aantrekkelijk.

Onderschat het belang van de relatie tussen de communicatie- en ICT afdeling niet. Vanaf het aankoopproces, tijdens de uitrol én bij de dagelijkse werking van het narrowcasting systeem hebben deze partijen elkaar nodig. Maak duidelijke afspraken ‘wie, wat, wanneer’ doet.

Tot slot mag het beheer van een signage systeem niet gezien worden als last of een extra taak maar eerder als een slimme tool om iedereen op de werkvloer te informeren, motiveren en zelfs te ontspannen.

Wilt u meer informatie over narrowcasting? Lees onze andere narrowcasting blogs. Of download dan ons e-book Narrowcasting.