De uitdagingen van een modern kantoor

23-05-2024 Geschreven door Jana Meykens

Het moderne kantoorleven is een dynamische omgeving vol uitdagingen. Deze uitdagingen kunnen variëren van het beheren van ruimtes en middelen tot het bevorderen van efficiënte communicatie en samenwerking. We merken bij klanten vaak dat dezelfde uitdagingen steeds weer terugkomen. Nochtans is er voor de onderstaande problemen een gemakkelijke oplossing.

• Ruimtebeheer
• Communicatie en samenwerking
• Veiligheid en beveiliging
• Efficiëntie en productiviteit

Steeds vaker zien we dat bedrijven hun kantoorgebouwen downsizen. Waarom ook niet; heel wat werknemers werken 2 à 3 dagen per week van thuis, dus het aantal beschikbare plaatsen hoeft niet meer gelijk te zijn aan het aantal werknemers. Mits wat planning kan je dus gerust gebruik maken van een kleiner gebouw. Maar laat dat nu net zijn waar vaak het schoentje wringt.

Ruimtebeheer

Een van de grootste uitdagingen in een flexibele kantooromgeving is het efficiënt beheren van ruimtes. Dit omvat het reserveren van vergaderruimtes, het toewijzen of laten reserveren van bureaus aan of door medewerkers en het beheren van parkeerplaatsen. Het kan een hele klus zijn om ervoor te zorgen dat iedereen de ruimte heeft die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben.

Of wil je juist eerst onderzoeken of downsizen een optie is? Daarvoor kan je de analysefunctie van GoBright gebruiken. Het toont je hoe vaak werkplekken of meetingzalen gebruikt worden, welke de populairste zijn, waar er vaak no-shows zijn enzovoort. Deze analyse helpt je bij het bepalen van het aantal benodigde werkplekken en ruimtes in het nieuwe gebouw.

GoBright biedt je al deze functionaliteiten!

Deskbooking

GoBright maakt het eenvoudig om ruimtes, bureaus en parkeerplaatsen te reserveren. Met slechts een paar klikken kan je een vergaderruimte boeken, een bureau reserveren om een dag gefocust te werken, of zelfs een parkeerplaats vastleggen voor uw bezoek aan kantoor. Dit elimineert de stress en verwarring die vaak gepaard gaan met het zoeken naar een beschikbare ruimte of parkeerplaats.

Het gebruik van de boekingstool biedt heel wat voordelen:

• Inzicht in ruimtes: GoBright Room Booking is een gebruiksvriendelijk softwaresysteem dat inzicht geeft in alle (vergader)ruimtes op kantoor. Het toont de bezettingsstatus, de capaciteit van de ruimte en de faciliteiten van de ruimte.
• Flexibele werkvormen: Het systeem maakt allerlei flexibele werkvormen mogelijk, zoals kleinere vergaderruimtes, overlegruimtes, concentratieruimtes, creatieve en open ruimtes of werkpods.
• Automatische vrijgave: Als een groep niet komt opdagen, wordt de ruimte automatisch weer vrijgegeven. Dit voorkomt onnodige frustratie en verhoogt de productiviteit van medewerkers.
• Integratie met Microsoft Teams: GoBright is volledig geïntegreerd in Microsoft Teams, wat betekent dat het volledige GoBright portaal en de bijbehorende functies toegankelijk zijn zonder de Teams omgeving af te sluiten.
• Reservering via Outlook Plugin: Je kan een vergaderruimte eenvoudig reserveren via de GoBright Outlook Plugin, een Teams-uitnodiging koppelen en tegelijkertijd uw bezoekers uitnodigen en voorinschrijven.

Communicatie en samenwerking

Efficiënte communicatie en samenwerking zijn cruciaal voor het succes van elk bedrijf. Het vinden van de juiste tools om dit te ondersteunen kan echter een uitdaging zijn. Dit omvat alles, van het vinden van een collega in een groot kantoor tot het organiseren van vergaderingen en het delen van informatie.

Gemakkelijk collega's zoeken

Een van de unieke kenmerken van GoBright is de mogelijkheid om collega’s gemakkelijk te vinden in het kantoor. Of je nu hun locatie te weten wil komen via je mobiele telefoon, de Teams-app, de GoBright-website, of de MapViewer, GoBright maakt het gemakkelijk om te zien waar iedereen zich bevindt. Dit kan bijzonder nuttig zijn in grote kantoren waar het anders moeilijk kan zijn om collega’s te vinden.

GoBright biedt daarnaast nog verschillende oplossingen om de communicatie en samenwerking binnen een bedrijf te verbeteren:

1. Integraties: GoBright biedt naadloze integraties met Microsoft Teams, Outlook, digital signage en meer. Deze integraties zorgen voor gebruiksvriendelijkheid en tijdsefficiëntie
2. Team boekingen: Met GoBright kan je reserveringen maken voor het hele team om ervoor te zorgen dat jullie dicht bij elkaar werken.
3. Week Planner: Met de Week Planner weet je op welke dagen je collega's op kantoor of thuis werken

Deze functies helpen bij het stimuleren van effectieve communicatie en samenwerking, vooral op een flexibele werkplek.

Veiligheid

Het waarborgen van de veiligheid en beveiliging van medewerkers en bedrijfsmiddelen is een andere belangrijke uitdaging. Dit omvat het bijhouden van wie er op kantoor is, het beheren van bezoekers en het zorgen voor de veiligheid van iedereen op de werkplek.

De oplossing van GoBright is daarbovenop volledig GDPR-proof, dus de digitale veiliheid van jouw gasten en medewerkers is gegarandeerd

Registratie- en badgesysteem

GoBright’s registratie- en badgesysteem maakt het eenvoudig om bij te houden wie er op kantoor is, wie er bezoekers heeft en waar iedereen zich bevindt. Dit kan helpen bij de veiligheid en beveiliging, evenals bij het beheer van de ruimte.

Blijf je focus houden op de core business van het bedrijf, en zorg ervoor dat het kantoor zichzelf runt door middel van GoBright. Onze Sales Engineers brainstormen graag samen met jou over de mogelijkheden van GoBright in combinatie met je voorkeuren en noden!

Contacteer ons nu, of breng een bezoekje aan onze showroom waar je de mogelijkheden van GoBright zelf kan ervaren.

Written by Jana Meykens

Marketing Officer