Zes valkuilen bij het inrichten van uw videoconferentie ruimte

20-03-2017 Geschreven door Dennis Bijkerk

In veel organisaties zijn ze aanwezig. Modern ingerichte vergaderruimtes met alle faciliteiten om op afstand te kunnen vergaderen. Deze zogeheten videoconferentie ruimtes bieden de mogelijkheid om heel eenvoudig in groepsverband aan een videoconference deel te nemen. Iets dat grote voordelen met zich meebrengt.

Videoconferentie techniek wel aanwezig, niet gebruikt

In de afgelopen jaren heb ik vanuit mijn vakgebied voor heel wat organisaties een bijdrage geleverd aan het inrichten van zulke ruimtes. Vaak mag ik adviseren over de inrichting van een nieuwe ruimte, maar helaas word ik ook maar al te vaak gevraagd om te kijken naar ruimtes waar al wel de techniek voor video conferencing is geplaatst, maar die niet of nauwelijks worden gebruikt binnen de organisatie. En dat is natuurlijk ontzettend jammer. In de eerste plaats vanwege de investering, maar niet minder vanwege het feit dat mensen zichzelf simpelweg tekort doen door niet te videconferencen.

In deze ruimtes zijn meestal dezelfde fouten gemaakt. Fouten die heel eenvoudig te voorkomen zijn en het verschil kunnen maken tussen een prettig of ongemakkelijk gesprek. In deze blog geef ik u meer inzicht in de zes meest voorkomende valkuilen bij het inrichten van een videoconferentie ruimte.                           

1. Het gebruik van schreeuwerige kleuren en/of drukke patronen

Harde, schreeuwerige kleuren en/of drukke patronen op de wanden – zeker de achterwand van de ruimte – zijn imponerend en leiden af. Gebruik dus bij voorkeur een frisse, heldere en egale kleurstelling. Dit bevordert de concentratie en zorgt ervoor dat de aandacht niet wordt afgeleid van wat besproken wordt. Ook steken deelnemers beter af tegen een egale achtergrond en komen daardoor beter over op beeld.

2. Het gebruik van een verkeerde tafelvorm

Een veelgemaakte fout is het gebruik van een rechthoekige, vierkante of soms ook een ovale tafel. Deze standaard tafelvormen belemmeren zichtlijnen en zorgen ervoor dat deelnemers achter hun buren wegvallen. De camera kan deze personen niet in beeld brengen én zij zien zelf het scherm slecht. Kies daarom voor een tafelvorm (zoals druppelvormig) waarbij iedereen gegarandeerd in het zicht zit. Verrijdbare schaartafels bieden uitkomst als de ruimte zowel voor video als reguliere vergaderingen wordt gebruikt.

3. De verlichting is niet aangepast op de activiteit in de ruimte

Te felle verlichting zorgt ervoor dat deelnemers er vermoeid uitzien; het geeft schaduwen in het gezicht en versterkt de indruk van wallen onder uw ogen. Te weinig verlichting kan zorgen voor ruis in het beeld en maakt gezichtsuitdrukkingen slecht zichtbaar. Veel beter is het om indirect licht te gebruiken. Dit zorgt voor een veel egalere en meer natuurlijke weergave van u en uw gesprekspartners.

4. Een tafelblad gebruiken dat licht ongunstig reflecteert

Het tafelblad in de ruimte geeft altijd een bepaalde reflectie van het licht. Bepaalde populaire houtkleuren zoals grenen, berken, eiken en mahonie kunnen ervoor zorgen dat gezichten gelig en grauw worden. Hoogglans afwerking zorgt voor teveel schittering. Matte materialen absorberen meer licht dan glanzende en zijn dus voor videoconferentie ruimtes meer geschikt. Kies dus behalve een tafel met de juiste vorm voor een tafel met een mat blad in een lichte, natuurlijke kleur.

5. Te veel focus op beeld en te weinig op geluid

Hoewel de voornaamste kracht van videoconference is dat de deelnemers elkaar zien, is het minstens zo belangrijk dat ze elkaar goed kunnen horen. Vaak zien we dat bij de inrichting van een videoconferenceruimte vooral de focus ligt op type camera en scherm waarbij de audio als vanzelfsprekend wordt gezien. Terwijl een goede verstaanbaarheid een absolute vereiste is voor succesvolle videovergaderingen. Besteed dus net zoveel aandacht aan de audiofaciliteiten als aan het beeld en houdt hierbij rekening met de akoestiek van de ruimte.

6. Het ontbreken van een adoptieplan voor de gebruikers

Ook al is het gebruik van technologische apparatuur tegenwoordig kinderspel, gebruikers hebben van nature een drempel voor alles wat nieuw is. Ook al is de ruimte nog zo mooi en de apparatuur eenvoudig te bedienen, is dat geen garantie dat gebruikers meteen enthousiast zijn. Bedenk vooraf tegen welke drempels gebruikers aan denken te lopen en probeer deze weg te nemen. Betrek medewerkers, informeer hen, train ze en toon de voordelen van de faciliteiten die ze tot de beschikking hebben.

Conclusie

De ervaring bij de realisatie van enkele honderden videoconference oplossingen leert dat videoconferencing meer is dan alleen een camera, een codec en een (beveiligde) verbinding. Door bovenstaande fouten te voorkomen, realiseert u een videoconferentie ruimte dat het gebruik stimuleert. En wanneer uw medewerkers gewend zijn aan het vergaderen via video, zal het gebruik verder toenemen, wordt het een integraal onderdeel van de werkroutine en gaat het daadwerkelijk bijdragen aan het realiseren van uw bedrijfsdoelstellingen.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de veelbelovende mogelijkheden van videoconference? Lezen waarom cloud videoconferencing een aantrekkelijk alternatief is? Maar liefst 15 voordelen van videoconferencing ontdekken? Download het gratis e-book “de 15 voordelen van videoconference” of lees onze andere blogs.

Written by Dennis Bijkerk

Solution Architect