Verbeter uw werkomgeving met deze 6 tips

10-11-2016 Geschreven door Erwin Hout

Nieuwe technieken veranderen onze manier van werken. Steeds vaker werken mensen op een flexibele werkplek of vanuit huis. Toch voelen werknemers zich het meest productief op kantoor, omdat daar op hoog niveau wordt overlegd. Een goede samenwerking is essentieel voor een goede zaakvoering. En daarvoor zijn de juiste technieken weer van het grootste belang. Veel leidinggevenden zijn ervan overtuigd dat de werkomgeving binnen hun bedrijf optimaal is, maar volgens hun medewerkers is dit niet altijd het geval. IT en audiovisuele oplossingen moeten wèl op de juiste manier worden ingezet.

Dit blijkt uit onderzoek dat Forrester Consulting in juni van dit jaar uitvoerde op verzoek van Microsoft. Forrester doet onafhankelijk en objectief onderzoek om leiders te laten slagen in hun organisaties.

Hoge tevredenheid onder medewerkers en klanten

Steeds meer bedrijven investeren in een mobiele werkomgeving, wat zeker wordt gewaardeerd door werknemers, die zo een grotere flexibiliteit krijgen. Maar hoeveel de medewerkers de technieken en mobiliteit ook waarderen, zij willen toch ook heel graag hun collega’s nog altijd persoonlijk ontmoeten. Of die ontmoeting nu face to face is of via een video conference. Het maakt niet uit of werknemers side-by-side samenwerken of op afstand, als ze maar het gevoel hebben dat ze naast elkaar zitten.

De juiste oplossingen zijn nodig buiten én binnen kantoor

Om goed te kunnen samenwerken binnen hetzelfde gebouw óf aan de andere kant van de wereld, zijn de juiste audiovisuele en IT-oplossingen nodig op de juiste plaats. Het kantoor is het centrum van alle productiviteit en kan zeker niet buiten schot gelaten worden. Te vaak wordt er alleen gekeken naar werken op afstand en is het kantoor zelf een ondergeschoven kindje. Mensen willen elkaar hier graag ontmoeten, ideeën uitwisselen en derde partijen uitnodigen. Het juist inzetten van technologieën, het juist inrichten van vergader- en ontmoetingsruimtes en een goede bedrijfscultuur zorgen voor een hogere tevredenheid onder werknemers en daarmee voor een hogere klanttevredenheid. En is dat niet wat we allemaal willen?

Zes tips waarmee de werkomgeving verbeterd wordt

Het onderzoek vond plaats onder 1.873 werknemers in de Verenigde Staten, Duitsland en Groot Brittannië. Veel kantooromgevingen lopen daar nog achter op de laatste technieken en ondervindingen. In Nederland is dit niet anders. Daarom geven we op basis van het onderzoek zes tips waarmee de werkomgeving verbeterd kan worden, zodat het gedrag van de medewerkers binnen het bedrijf positief verandert.

1. Wees open in je dialoog met medewerkers over hun werkomgeving. Het komt vaak voor dat werkgevers geloven dat de omgeving optimaal is ingericht voor een goede samenwerking. Vraag werknemers of dit klopt en welke technieken zij nodig hebben om hun werk beter te kunnen doen. En zoek mogelijkheden om die technieken in het gebouw te integreren.
   

2. Creëer een multifunctionele werkgroep, bestaande uit IT medewerkers, de facilitair manager en operation en business professionals. Samen spelen zij een rol om tot de beste oplossingen te komen. Vergeet zeker niet om ook de ‘gewone’ medewerker te betrekken in het proces. Wat werkt voor een sales medewerker kan ook geschikt zijn voor een product ontwerper, maar dat weet je niet zeker totdat ze allemaal hebben aangegeven wat voor hen het beste is.
   

3. Onderzoek nieuwe ruimtes om samen te werken. Meer of minder formele ruimtes met de mogelijkheden van verschillende technieken zorgen ervoor dat mensen op een spontane manier kunnen vergaderen en overleggen. Zorg ervoor dat deze ruimtes zich bevinden op plaatsen waar afdelingen samenwerken, zodat een geïmproviseerd overleg mogelijk is.
   

4. Zorg ervoor dat in één ruimte zowel direct als op afstand vergaderd kan worden. Zoek naar oplossingen die ervoor zorgen dat mensen in de ruimte goed kunnen overleggen én die ervoor zorgen dat medewerkers die zich ergens anders bevinden naadloos kunnen deelnemen.
   

5. Voer pilots uit. De gekozen oplossing moet werken voor de medewerkers en het bedrijf zelf, met alle specifieke benodigdheden die daarbij komen kijken. Pilots spelen hierin een cruciale rol. Start met vijf vergaderruimtes, inclusief een paar ontmoetingsruimtes en een informele ruimte. Zorg ervoor dat gebruikers de ruimte kunnen beoordelen, bijvoorbeeld door middel van enquêtes of een werkgroep.
   

6. Rol een oplossing die zich bewezen heeft uit in de rest van de organisatie. Je weet dan zeker dat alle medewerkers profiteren van de voordelen van de manier van samenwerking waarvoor je hebt gekozen.

Meer informatie? Een partner die meedenkt?

Wilt u meer informatie over uw mogelijkheden om ruimtes en oplossingen te realiseren waar uw werknemers wél op zitten te wachten? Zoekt u een partner die met u meedenkt? En die uw wensen en eisen vanuit de toepassing realiseert? Een partner die rekening houdt met bricks (omgeving), bytes (technologie) én behavior?

Neem dan contact op met BIS.

Written by Erwin Hout

Marketing Director