6 aandachtspunten bij de inrichting van uw videoconference ruimte

01-07-2016 Geschreven door Jeroen Rens

Video conferencing is hot. Het staat momenteel hoog op de agenda van veel facilitaire managers en IT beslissers. Niet gek overigens, want videoconference brengt veel voordelen. Maar… hoe zorgt u nu dat uw organisatie écht profiteert van video conferencing? Wat kunt u doen om het gebruik van video conferencing te stimuleren? Kiest u voor individuele videoconference-sets of gaat u voor volledig ingerichte ruimtes? Waar doet u goed aan?

Goedkoper, kleiner, mobieler

U merkt het zelf waarschijnlijk ook… video conferencing is in no-time volwassen aan het worden. De technologische innovaties volgen elkaar snel op en de laatste jaren zijn de mogelijkheden voor videoconference sterk uitgebreid. Was video conferencing in de beginjaren iets voor multinationals, vandaag de dag ligt videoconference binnen het bereik van iedere organisatie. Systemen worden goedkoper, kleiner, mobieler en we zien ze steeds vaker terug op de individuele werkplek. Iedereen met een desktop, laptop, tablet of smartphone kan aan een videoconference meedoen.

Volledig ingerichte ruimtes

Hoewel je alleen maar kunt toejuichen dat vergaderen via video ook op de individuele werkplek beschikbaar is, betekent dit niet dat speciale videoconference ruimtes hun belang hebben verloren. Integendeel! Videoconference ruimtes bieden de mogelijkheid om in groepsverband aan een video conference deel te nemen. Als u daarbij alle elementen in de ruimte (meubilair, verlichting, kleuren etc.) afstemt op videovergaderen, zorgt u voor beleving, comfort en gebruiksgemak. U zult zien dat videoconference sneller als volwaardig vergaderalternatief wordt omarmd en het gebruik toeneemt.

Zes aandachtspunten

Vindt u het voorgaande wel erg stellig? Dat is het ook. De ervaring bij de realisatie van enkele honderden videoconference oplossingen leert dat video conferencing meer is dan alleen een camera, een codec en een (beveiligde) verbinding. Maar waar let u dan op? Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten bij de inrichting van een speciale ruimte voor video conferencing? We noemen er zes…

1. Kleurgebruik: De ideale videoconferencing ruimte straalt rust uit. Het kleurgebruik – zeker van de achterwand van de ruimte – is prettig en leidt niet af. Harde, felle, schreeuwerige kleuren en/of drukke patronen op de wanden zijn imponerend en leiden af. Een frisse, heldere en egale kleurstelling vergroot de concentratie en daarmee de betrokkenheid. Ook de rest van de ruimte moet zo worden ingericht dat de aandacht niet wordt afgeleid van de videovergadering. Denk daarbij aan de plaatsing van het meubilair en het gebruik van accessoires.
   
   
2. Tafelvorm: wist u dat de vorm van de vergadertafel medebepalend is voor het succes van videoconferencing? Gaat u maar na…. Als u met elkaar aan een vierkante of rechthoekige tafel zit, vallen deelnemers weg achter hun buren. Zij zijn niet goed zichtbaar voor de camera, worden niet goed in beeld gebracht en zijn niet goed te zien voor de andere deelnemers. Daarnaast hebben ze minder goed zicht op de monitoren. Jammer, en niet nodig! Als u kiest voor de juiste tafelvorm (bv. druppelvormig) heeft iedereen goed zicht op iedereen. 
   
   
3. Verlichting: ook goede verlichting zorgt dat de deelnemers elkaar goed kunnen zien, maar ook de gezichtsuitdrukkingen en andere non-verbale signalen. Verder is het goed u te realiseren dat directe, te felle verlichting kan veroorzaken dat u er vermoeid uitziet; het geeft schaduwen in uw gezicht en versterkt de indruk van wallen onder uw ogen. Veel beter is het om indirect licht te gebruiken. Dit zorgt voor een veel egalere en meer natuurlijke weergave van u en uw gesprekspartners. Daarbij is het belangrijk om te kijken naar de lichtreflectie via het tafelblad.
   
   
4. Geluidweergave: hoewel de voornaamste kracht van videoconference is dat de deelnemers elkaar zien, is het minstens zo belangrijk dat ze elkaar goed kunnen horen. Een goede verstaanbaarheid is een absolute vereiste voor succesvolle video conferencing. Niet alleen van spraak, maar ook van video’s en andere gedeelde content. Een krachtig, professioneel en goed geïntegreerd geluidsysteem is dus onmisbaar in uw videoconference ruimte.
   
   
5. Identieke uitstraling: als u uw videoruimtes op verschillende locaties identiek inricht, creëert u de illusie dat alle deelnemers zich in dezelfde ruimte bevinden. Ook dit vergroot de concentratie en betrokkenheid, wat de uitkomst van de videoconference positief beïnvloedt. Daarbij is gebleken dat gebruikers het heel prettig vinden als de videoconference oplossingen hetzelfde eruit zien en op dezelfde manier bediend moeten worden. Dit vergroot het vertrouwen en stimuleert het gebruik.
   
   
6. Koppeling met mobiele systemen: steeds meer medewerkers beschikken over een desktop videoclient of kunnen via hun mobiele device videoconferencen. Daarom is het belangrijk dat het videoconference systeem in de ingerichte ruimte verbinding kan maken met dit soort mobiele oplossingen; ook met collaboration platforms als Skype for Business. Juist door mobiele oplossingen te combineren met speciaal ingerichte ruimtes, creëert u een integraal en voor iedereen toegankelijk en beschikbaar videoplatform.

Conclusie

Wanneer u kiest voor de kracht van video conferencing is het verstandig om (ook) goed te kijken naar de mogelijkheden om een of meerdere speciaal ingerichte videoruimtes te realiseren. En als u daadwerkelijk een videoconference ruimte realiseert, is het erg belangrijk om rekening te houden met factoren als kleurgebruik, de tafelvorm, verlichting, geluid en de mogelijkheid om mobiele en desktop videoclients te koppelen.

U realiseert een hoogwaardig, beschikbaar en gebruiksvriendelijk videoconference platform, dat het gebruik stimuleert. En wanneer uw medewerkers gewend zijn aan het vergaderen via video, zal het gebruik verder toenemen, wordt het een integraal onderdeel van de werkroutine en gaat het daadwerkelijk bijdragen aan he realiseren van de bedrijfsdoelstellingen.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de veelbelovende mogelijkheden van videoconference? Lezen waarom cloud videoconferencing een aantrekkelijk alternatief is? Maar liefst 15 voordelen van videoconferencing ontdekken?

Download het gratis e-book “De 15 voordelen van videoconference” of lees onze andere blogs.

Written by Jeroen Rens

Sales Manager