De totaaloplossing voor een nieuw project? 10 tips & tricks om rekening mee te houden!

Jouw kantoor innoveren? Een goed idee maar…waar begin je? Neemt jouw bedrijf binnenkort stappen om je kantoor klaar te maken voor de toekomst? Om je klanten meteen het juiste idee te geven over jouw bedrijf of om jou en je collega’s de beste werkomstandigheden te bieden? Een grote stap, en niet altijd de gemakkelijkste. Zoveel elementen om aan te denken wil je je project tot een goed einde brengen. We lijsten hieronder enkele stappen en tips & tricks op die ervoor zullen zorgen dat het voor jouw bedrijf een stuk makkelijker wordt.

STAP 1: Bedenk wie je doelpubliek is

Voor wie wil je je kantoor innoveren? Wil je vooral de ‘user experience’ voor de (potentiële) klanten die jouw gebouw betreden verbeteren of draait het vooral rond het gebruiksgemak voor je werknemers?

Gaat het om de user experience voor klanten? Dan speelt de layout en sfeer in je inkomhal een grote rol. Denk daarbij aan LED-schermen die jouw bezoeker de info verschaffen die nodig is, of je bezoeker welkom heten op een manier die indruk maakt. Denk ook aan de juiste verlichting voor de ruimte; plaats deze op de juiste plaatsen om de beste kant van de inkomhal extra te belichten en om andere elementen indien nodig meer aan het zicht te onttrekken.

Bekijk de buitenkant van je gebouw trouwens ook eens op een objectieve manier! Ook daar kunnen LED-schermen vaak een meerwaarde bieden.

Heeft je bedrijf geen fysieke receptiemedewerkers? Geen probleem! Maak dan gebruik van tools op de markt die jouw bezoeker de weg wijzen op een gebruiksvriendelijke manier. Hoe jij je klant de beste ervaring kan bieden, zie je hier. Moet je bezoeker nadien nog zelf de weg vinden naar de juiste plaats/meetingroom? Overweeg dan zeker enkele schermen voor narrowcasting: gebruik de schermen voor signage en andere aankondigingen of relevante nieuwsberichten.

Ook voor jouw werknemers de beste omstandigheden creëren?

• Hoe ver staat jouw bedrijf met hybrid working? Hoeveel werkplekken zijn er beschikbaar voor hoeveel werknemers?

• Hoe zal jouw bedrijf verder evolueren?

We merken steeds vaker dat er door thuiswerk veel werkplekken vrij blijven op kantoor. Heb je er al aan gedacht hoe je deze ruimte in de toekomst beter kan gebruiken?

• Zijn er huddle rooms, creation spaces of coworking spaces nodig?

• In hoeverre wordt er hybride samengewerkt tussen werknemers op kantoor en thuis?

Allemaal factoren die een invloed hebben op de beste keuze voor hard- en software.

STAP 2: Bedenk welke sfeer je wil uitstralen

• Wil je uitpakken met de nieuwste technologie om jouw (potentiële) klant de wow-factor te geven?

• Of ga je voor puur gebruiksgemak?

• Een gezellige, familiale uitstraling of eerder een formele, professionele sfeer?

STAP 3: De office space

Een heel belangrijke stap! Hoe ga jij je office space indelen?

• Hoeveel desks zijn er nodig?

• Hoeveel meetingrooms heb je nodig?

• Hoe positioneer je de meetingrooms binnen het gebouw om een optimale doorstroom te creëren?

• Of kies je voor een volledig modulair gebouw dat dus aanpasbaar is wanneer nodig?

• Ga je voor afgelijnde activiteiten/werkzaamheden per ruimte/zone, of kan alles in elkaar overvloeien? Denk maar aan huddle rooms, collaboration rooms, creativity of brainstorming zones,…

• Ga je voor volledig afgesloten meetingrooms? Of werk je met glazen wanden? Hou in dat laatste geval ook steeds rekening met lichtinval, privacy-issues en geluidsoverlast.

• Werk je voor de desks met een volledige open ruimte? Welke vloerbedekking en meubilair kies je dan om het geluid te beperken? Implementeer je kleine ruimtes/booths waar je werknemers korte calls kunnen doen?

STAP 4: De meetingrooms: hardware

• Zal je met narrowcasting werken? Waar kunnen de schermen gehangen worden om goed zichtbaar te zijn?

• Welk meubilair gebruik je in de meetingrooms?

• Zijn er touchpads nodig aan de ingang van de meetingroom?

• Maak je in de meetingrooms gebruik van videoconferencing tools? Welke producten zijn dan geschikt voor kleine, middelgrote en grote meetingrooms?

• Welke tools zijn nuttig voor welk type werk in de meetingroom? Denk aan interactieve whiteboards, multiple screens, tracking camera, tafelschermen per deelnemer, microfoon(s) op tafel of verwerkt in het plafond?

• Wil je op je touchpad in de zaal ook je licht, geluid en zelfs gordijnen kunnen bedienen?

Allemaal elementen om rekening mee te houden! De juiste omstandigheden zorgen voor een hogere efficiëntiegraad bij je werknemers en tijdens meetings. Verhoog de creativiteit door het gebruik maken van aangename, goed doordachte zones en ruimtes.

STAP 5: De meetingrooms: software

Software: de rode draad doorheen de werking van jouw bedrijf. Tegenwoordig zijn heel wat systemen met elkaar integreerbaar, je kan er dus voor zorgen dat alle toestellen binnen je bedrijf op elkaar zijn afgestemd. Denk zo maar software voor online meetings, het boeken van de meetingrooms, het reserveren van parkingspace en desks, het tracken van het gebruik van zones/meetingrooms, het registreren van bezoekers/klanten, het verbinden van laptops met schermen en digitale whiteboards, het voorzien van content op de schermen, noem maar op!

Niets zo frustrerend als systemen die niet met elkaar verbonden kunnen worden en zo zorgen voor onnodig tijdverlies, extra benodigde verbindingsstukken en kabels allerhande.

Zie je door het bos de bomen niet meer? We zetten alvast enkele tips en tricks op een rij!

TIP 1: hou rekening met trends!

Om zolang mogelijk geniet te hebben van het nieuwe materiaal hou je best de evolutie van producten in het oog. Beslis of je bij de lancering van nieuwe producten gaat voor het ‘verouderde’ maar goedkope model of het vernieuwde maar duurdere model. Met AV-as-a-service geniet je van alle voordelen van nieuwe producten zonder de grote eenmalige kost om de paar jaar te doen.

TIP 2: maak een evaluatie vooraleer je begint aan het nieuwe project.

Bepaal bijvoorbeeld welke zones het meest gebruikt worden, wanneer de spitsuren zijn qua kantoorbezetting en hoe lang een gemiddelde videoconferencing meeting duurt. Hiervoor bestaan verschillende (geautomatiseerde) tools.

TIP 3: Vraag aan jouw huidige bezoekers/klanten of ze gemakkelijk hun weg vinden of wat er verbeterd kan worden aan de huidige user experience.

Gebruik deze feedback bij de uitwerking van het nieuwe concept.

TIP 4: Bedenk op voorhand wat je zelf wil doen en wat je wil uitbesteden.

Niet alleen voor de hardware, maar ook bijvoorbeeld voor contentcreatie voor de signage en narrowcastingschermen. Beslis of je wil werken met 1 leverancier die jouw bedrijf volledig ontzorgt en alle facetten van het project voorbereidt en uitvoert of voor aparte leverancier voor elk deel. Hou er in dat laatste geval rekening mee dat alle leveranciers met elkaar moeten kunnen kortsluiten waardoor het je bedrijf heel wat meer tijd (en vaak ook meer geld) zal kosten.

TIP 5: Onderzoek welke optie financieel het interessantst is voor jouw bedrijf.

Een eenmalige grote investering of je investering spreiden door het gebruik van AV-as-a-service

Liever het totaalpakket uit handen geven en zo heel wat zorgen en tijd besparen? Kom eens vrijblijvend onze showroom bezoeken, doe ideeën op en bespreek samen met onze Sales Engineers de mogelijkheden voor jouw bedrijf! Bel 015 – 287 487 of gebruik de contactmogelijkheden rechts.

Wil je graag de mogelijkheden ontdekken die wij je qua technologie kunnen bieden? Pre-registreer je dan hier voor het Innovation Event in samenwerking met Logitech en Samsung. Try-outs van bestaande en nieuwe producten, lezingen en workshops van experts ter zake!