Gemeente Alphen aan den Rijn: interactieve inrichting

Alphen aan den Rijn is een gemeente in de Nederlandse provincie Zuid-Holland, aan de Oude Rijn tussen Leiden, Gouda, Bodegraven en Ter Aar. De naam Alphen is waarschijnlijk afkomstig van de naam van het Romeinse castellum Albanianae, dat "nederzetting aan het witte water" betekent. Per 1 mei 2014 had de gemeente een inwoneraantal van 107.117 (bron: CBS). Op 1 januari 2014 zijn Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude gefuseerd tot een nieuwe gemeente, die de naam "Alphen aan den Rijn" kreeg. Deze fusiegemeente had bij aanvang ruim 106.000 inwoners.

Vanwege de gemeentelijke herindeling en de nieuw ontstane fusiegemeente was het nodig dat de centrale huisvesting voor de vroegere gemeenten Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude zou worden ingericht met moderne, duurzame en interactieve oplossingen om te kunnen overleggen, presenteren, vergaderen en brainstormen. Om dit te bereiken moest de Raadzaal opnieuw worden ingericht met audiovisuele oplossingen; evenals niet minder dan ruim 30 presentatieomgevingen (vergaderruimten en ontmoetingsplekken).

Vanwege de grootte en complexiteit heeft Alphen aan den Rijn dit project Europees aanbesteed. Een aanbesteding die BIS op het lijf geschreven was omdat de gevraagde oplossingen allemaal tot de kerncompetenties van BIS behoren en omdat wij deze en soortgelijke oplossingen ook al bij tientallen andere Nederlandse gemeenten mochten installeren. Dat niet alleen BIS overtuigd was de juiste partner voor Alphen aan den Rijn te zijn, maar dat de gemeente zelf daar ook zo over dacht, bleek uit het feit dat BIS uit de vele aanbieders geselecteerd werd om het project te realiseren.

In de Raadzaal worden de sprekers, presentaties en andere data levensgroot in beeld gebracht met behulp van high-end projectie en stijlvolle beeldschermen. Het geavanceerde cameravolgsysteem zorgt dat precies die deelnemer in beeld wordt gebracht, die op dat moment het woord voert. Natuurlijk ontbreekt een eenvoudig bedienbaar opnamesysteem, waarmee zowel beeld als geluid kunnen worden opgenomen en gearchiveerd, niet. Van grote toegevoegde waarde is dat de opnames van vergaderingen en debatten ook live en on-demand kunnen worden gestreamd naar het internet. Om alle apparatuur eenvoudig te bedienen, is een volledig digitaal AMX platform geïntegreerd mét een AMX bedieningspaneel.

Voor goed verstaanbare discussies en gesprekken is door BIS een compleet Taiden discussiesysteem geïnstalleerd, versterkt met audioweergaveapparatuur. De keuze voor Taiden werd gemaakt om meerdere redenen. Allereerst vanwege de goede kwaliteit en gunstige prijs, maar niet minder vanwege de uitgebreide mogelijkheden en het feit dat dit merk gebruik maakt van infrarood technologie, waardoor er geen hinder (lees: storing) wordt ondervonden als gevolg van het vollopen van de wifi-band.

Om ook in de ruim 30 vergaderruimten en ontmoetingsplekken te zorgen voor interactie, dynamiek en gebruikersgemak is in iedere ruimte een Samsung 65 inch touch monitor geïnstalleerd (165 cm). Deze monitoren zijn voorzien van analoge en digitale aansluitmogelijkheden in combinatie met een gebruiksvriendelijk knoppenpaneel. Het mooie van de huidige generatie touch monitoren is dat iedere vergadering, presentatie of brainstorm wint aan interactie en impact. Met één druk op het schermoppervlak komt de monitor tot leven en zijn presentaties, filmpjes, annotaties etc. letterlijk onder handbereik.

Tot slot mocht BIS de commissiekamers voorzien van een upgrade van de gedateerde installatie en een uitkoppeling vanuit de Raadzaal naar deze ruimten, zodat vanuit de commissiekamers de debatten, gesprekken en vergaderingen in de Raadzaal storingsvrij gevolgd kunnen worden.