Werkplekken reserveren voor een gestroomlijnde bezetting

Niet voor iedere werknemer is standaard een werkplek nodig op kantoor. Steeds vaker kunnen werknemers werken vanaf iedere denkbare plek. Een laptop met toegang tot het bedrijfsnetwerk is genoeg om productief te zijn. Als je wel naar kantoor wilt, is het fijn dat je zeker weet dat er een bureau beschikbaar is. Gelukkig zijn er verschillende tools waarmee je eenvoudig je werkplek reserveert én die je slimme inzichten geven in werkplek beheer.

Online of op locatie werkplekken reserveren

Niets is zo vervelend als op kantoor komen en eerst moeten zoeken naar een beschikbare werkplek. Of erachter komen dat bij het team waarmee je wilt werken geen bureau meer vrij is. Om die onzekerheid bij je werknemers weg te nemen zijn er systemen die je medewerkers controle en real time inzicht geven. Vooraf via een mobiele app, outlook, web portal of last minute op locatie zelf (als de beschikbaarheid dat toelaat).

In dezelfde app of op een groot beschikbaarheid display zie je waar je collega’s op dat moment zitten en welke werkplekken nog vrij zijn. Ideaal om aan te sluiten bij het team waar je op dat moment graag mee werkt. Een mooie aanvulling is de mogelijkheid om persoonsgebonden ID cards (personeelspassen) via RFID uit te lezen met paslezers, die op hun beurt weer gekoppeld zijn aan het Room Management systeem.

Werkplek beheer; coördineer wie, waar en wanneer naar kantoor komt

Deze oplossingen zorgen voor zekerheid bij werknemers en geven tegelijkertijd beheerders de coördinatie over wie, waar en wanneer naar kantoor komt. Zo houdt je het aantal medewerkers en de verdeling over je werkplekken in de hand. Je bepaalt als werkgever het aantal dagen dat iedere medewerker op kantoor kan werken en wat de maximale capaciteit per verdieping en per zone is. Medewerkers kunnen werkplekken reserveren voor op de dagen dat ze op kantoor willen zijn en een specifieke zone kiezen. Zo geef je medewerkers de vrijheid en flexibiliteit die zij nodig hebben en hou je altijd inzicht en controle over het gebruik van je kantoor.

Analyseer het gebruik werkplekken

Beheerders lopen vaak tegen het probleem aan dat de bezettingsgraad moeilijk inzichtelijk te krijgen is. Met de juiste technologie krijg je gebruiksinzicht; hoeveel en wanneer gebruiken medewerkers de werkplekken en vergaderruimtes? Met deze informatie kun je onderbouwde aanpassingen doorvoeren om je kantooromgeving te optimaliseren.

Desk- en roombooking binnen één systeem

Naast de algemene werkplekken is het natuurlijk handig als je aparte ruimtes, zoals vergaderruimtes, concentratieruimtes of huddle spaces, binnen hetzelfde platform kunt reserveren en beheren. Als facilitair beheerder geef jij aan welke ruimtes gebruikt kunnen worden en wat per ruimte de maximale capaciteit is. Medewerkers kunnen binnen de applicatie zoeken naar een beschikbare ruimte, met de faciliteiten die ze nodig hebben, en direct reserveren.

Meer weten over werkplekken reserveren en werkplek beheer?

Wil jij je medewerkers ook de vrijheid geven vanaf elke locatie een bureau te reserveren op kantoor. Maar daarbij wel de regie houden? Onze experts sparren graag samen over de mogelijke Desk Booking systemen voor jouw organisatie.

Bel BIS|Econocom: 0180 - 486 777 of neem contact op via de mogelijkheden rechts.

Ga terug naar Workplace Management.